XeniX
Een jonge stichting opbouwen betekent ook dat er achter de schermen veel moet worden ontwikkeld. Goede ideeën moeten uiteindelijk worden vertaald naar voorzieningen die veilig, betrouwbaar en praktisch bruikbaar zijn.
Daarbij werkt Stichting Queer Sanctuary Foundation nauw samen met XeniX.
XeniX ondersteunt ons onder andere bij de ontwikkeling en het beheer van onze digitale infrastructuur, software en verschillende digitale voorzieningen waarmee we onze ondersteuning steeds verder vormgeven. Een deel daarvan is voor bezoekers zichtbaar, terwijl een veel groter deel juist achter de schermen zorgt dat onze organisatie goed kan functioneren.
De samenwerking met XeniX is bijzonder, omdat er naast de technische samenwerking ook een directe verbinding met onze stichting bestaat. Onze bestuurssecretaris is eigenaar van XeniX.
Daar willen we graag open over zijn.
Voor bepaalde werkzaamheden neemt Stichting Queer Sanctuary Foundation tegen betaling diensten af van XeniX. Tegelijkertijd draagt XeniX zelf belangrijk bij aan de ontwikkeling van onze voorzieningen, onder andere door kennis, ontwikkeling, technische capaciteit en financiële middelen beschikbaar te stellen. Daardoor komt een deel van de werkelijke ontwikkelkosten niet voor rekening van de stichting.
Voor een jonge stichting maakt die bijdrage veel mogelijk.
Dat neemt niet weg dat we zorgvuldig omgaan met iedere euro die aan ons wordt toevertrouwd. Wanneer de stichting betaalde werkzaamheden wil laten uitvoeren, kijken we daarom niet alleen naar wat technisch het beste bij ons past, maar ook naar de kosten. Waar dat passend is, vergelijken we offertes of prijsindicaties van andere aanbieders. Zo kunnen we beoordelen of een voorstel redelijk is en in het belang van de stichting.
Zorgvuldigheid bij besluiten
Juist omdat onze bestuurssecretaris ook eigenaar is van XeniX, hebben we duidelijke afspraken gemaakt over de besluitvorming.
Wanneer het bestuur een besluit neemt over het verstrekken van een betaalde opdracht aan XeniX, neemt de bestuurssecretaris niet deel aan de beraadslaging en stemming over dat besluit. De besluitvorming wordt door de overige daarvoor bevoegde bestuurder(s) genomen.
Deze werkwijze sluit aan bij de regels over tegenstrijdig belang die in onze statuten zijn vastgelegd.
Op die manier kunnen we gebruikmaken van de kennis, betrokkenheid en bijdrage van XeniX, terwijl de zakelijke besluitvorming onafhankelijk van de betrokken bestuurder plaatsvindt.
Samen bouwen
Onze samenwerking met XeniX gaat uiteindelijk over meer dan techniek.
Het gaat over het samen mogelijk maken van voorzieningen die Stichting Queer Sanctuary Foundation nodig heeft om bereikbaar te zijn, mensen zorgvuldig te ondersteunen en als organisatie duurzaam te kunnen groeien.
We zijn dankbaar voor de kennis, tijd, ontwikkeling en financiële bijdrage die XeniX daarin levert.
Tegelijkertijd vinden we het belangrijk dat bezoekers, donateurs, samenwerkingspartners en andere betrokkenen weten hoe deze samenwerking in elkaar zit. Daarom kiezen we ervoor om de relatie tussen XeniX en onze bestuurssecretaris gewoon open te benoemen.
Niet ieder technisch, financieel of contractueel detail hoeft daarvoor openbaar te zijn. Maar over met wie we samenwerken, waar een zakelijke verbondenheid bestaat en hoe we daar zorgvuldig mee omgaan, willen we helder zijn.
Want ook dat hoort voor ons bij een stichting die transparant, zorgvuldig en met vertrouwen wil groeien.