Versie 2.0 – aansluitend op de definitieve statuten van 28 augustus 2026, Beleidsplan 2026–2029 versie 4.0 en de actuele inschrijving in het Handelsregister

Datum	29 augustus 2026
KvK-nummer	42150377
RSIN	869937017
Statutaire zetel	Venray
Postadres	Postbus 6191, 5960 AD Horst
Website	www.queersanctuary.org
Aanvullende website	www.glowandbe.shop
E-mail	post@queersanctuary.org
Aanvullende e-mail	post@glowandbe.shop

 

Dit huishoudelijk reglement legt uit hoe we binnen Stichting Queer Sanctuary Foundation in de praktijk samenwerken, besluiten nemen en verantwoordelijkheden verdelen. Het vult de statuten en het actuele beleidsplan aan. We proberen de afspraken bewust duidelijk en begrijpelijk op te schrijven, zodat iedereen die ermee werkt kan volgen wat er is afgesproken.

De statuten en de wet blijven altijd leidend. Als een bepaling in dit reglement daarmee in strijd zou zijn, gelden de wet en de statuten.

Artikel 1 – Begrippen, status en toepasselijkheid

1. In dit reglement wordt verstaan onder:

• stichting: Stichting Queer Sanctuary Foundation;
• bestuur: het bestuur van Stichting Queer Sanctuary Foundation;
• statuten: de geldende statuten van Stichting Queer Sanctuary Foundation;
• beleidsplan: het op enig moment geldende beleidsplan van Stichting Queer Sanctuary Foundation;
• project: een onder verantwoordelijkheid van Stichting Queer Sanctuary Foundation uitgevoerde activiteit, campagne of afzonderlijk georganiseerde werkzaamheid.

2. Dit reglement is vastgesteld op grond van artikel 10 van de statuten en geldt voor het bestuur en, voor zover van toepassing, voor vrijwilligers, medewerkers, adviseurs, commissies, projecten en activiteiten van Stichting Queer Sanctuary Foundation.
3. Dit reglement kan geen bevoegdheden toekennen, wijzigen of beperken voor zover dit in strijd zou zijn met de wet of de statuten.
4. Waar dit reglement onderwerpen nader uitwerkt die reeds in de statuten zijn geregeld, blijft de statutaire regeling leidend.
5. Dit reglement wordt toegepast in samenhang met het actuele beleidsplan en overige door het bestuur vastgestelde interne beleidsdocumenten, procedures en protocollen.

Artikel 2 – Naamgebruik, activiteiten en communicatie

6. De stichting treedt naar buiten onder haar statutaire naam Stichting Queer Sanctuary Foundation.
7. In internationaal verkeer kan de naam Queer Sanctuary Foundation worden gebruikt.
8. StopQueerDeportations wordt gebruikt als campagne- en projectnaam van Stichting Queer Sanctuary Foundation. StopQueerDeportations is geen afzonderlijke rechtspersoon.
9. Glow & Be wordt gebruikt als handelsnaam en als fondsenwervende en ondernemingsgerichte activiteit van Stichting Queer Sanctuary Foundation. Glow & Be is geen afzonderlijke rechtspersoon.
10. Het bestuur kan binnen de statutaire doelstelling aanvullende project-, campagne-, werk- of handelsnamen vaststellen.
11. Bij extern gebruik van een project-, campagne-, werk- of handelsnaam wordt, waar dat redelijk en passend is, duidelijk gemaakt dat de activiteit onder verantwoordelijkheid van Stichting Queer Sanctuary Foundation wordt uitgevoerd.
12. Het bestuur beheert of houdt toezicht op de officiële websites, e-mailadressen, sociale media, domeinnamen, beeldmerken en overige communicatiekanalen van Stichting Queer Sanctuary Foundation en haar activiteiten.
13. Het bestuur bepaalt wie bevoegd is namens Stichting Queer Sanctuary Foundation openbare verklaringen af te leggen, publicaties te verzorgen of officiële communicatie te voeren.

Artikel 3 – Algemeen nut, missie en werkgebied

14. Stichting Queer Sanctuary Foundation richt haar feitelijke werkzaamheden uitsluitend of nagenoeg uitsluitend op het algemeen nut.
15. Het bestuur bewaakt dat ten minste negentig procent (90%) van de feitelijke werkzaamheden en, voor zover van toepassing binnen de fiscale 90%-toets, de bestedingen het algemeen nut dienen.
16. Stichting Queer Sanctuary Foundation heeft geen winstoogmerk met haar algemeen nuttige activiteiten.
17. Positieve resultaten worden niet verdeeld onder oprichters, bestuurders, vrijwilligers, medewerkers of andere betrokkenen, maar blijven beschikbaar voor de statutaire doelstellingen.
18. Stichting Queer Sanctuary Foundation kan in Nederland en internationaal werkzaam zijn.
19. Buitenlandse bestedingen, projecten en samenwerkingen moeten controleerbaar en verifieerbaar zijn en onder verantwoordelijkheid van het bestuur plaatsvinden.
20. Stichting Queer Sanctuary Foundation ondersteunt geen politieke partijen en verricht geen partijpolitieke activiteiten.
21. Belangenbehartiging, beleidsbeïnvloeding en lobby zijn toegestaan wanneer deze rechtstreeks samenhangen met de statutaire doelstellingen.

Artikel 4 – Activiteiten en projecten

22. Binnen haar statutaire doelstelling kan Stichting Queer Sanctuary Foundation onder meer:

• juridische bescherming, ondersteuning en advies faciliteren;
• bijdragen aan noodzakelijke professionele juridische ondersteuning;
• opvang, begeleiding, noodhulp en praktische ondersteuning ondersteunen of faciliteren;
• bijeenkomsten, evenementen, workshops, trainingen, netwerken en ondersteuningsgroepen organiseren;
• onderzoek uitvoeren of laten uitvoeren;
• publicaties, handleidingen, campagnes en educatief materiaal ontwikkelen en verspreiden;
• maatschappelijke bewustwording bevorderen;
• belangenbehartiging en beleidsbeïnvloeding uitvoeren;
• nationale en internationale samenwerking aangaan;
• fondsen werven;
• vrijwilligers, ervaringsdeskundigen, professionals en andere deskundigen inzetten.

23. Werkzaamheden waarvoor specifieke beroepskwalificaties of wettelijke bevoegdheden zijn vereist, worden uitgevoerd door of in samenwerking met daarvoor bevoegde professionals.
24. Het bestuur kan afzonderlijke projecten, campagnes of activiteiten instellen en daarvoor een projectverantwoordelijke, werkgroep of commissie aanwijzen.
25. Voor een project kan het bestuur onder meer vaststellen:

• het doel;
• de doelgroep;
• de looptijd;
• de begroting;
• de beschikbare middelen;
• de verantwoordelijke personen;
• de bevoegdheden;
• rapportageverplichtingen;
• bestedingsvoorwaarden;

26. Een project, campagne, commissie, werkgroep of vrijwilliger mag geen zelfstandige verplichtingen namens Stichting Queer Sanctuary Foundation aangaan, tenzij daarvoor een toereikende volmacht of uitdrukkelijke bevoegdheid is verleend.
27. Bij opvang, noodhulp of andere materiële ondersteuning beoordeelt het bestuur of de activiteit binnen de doelstelling past en financieel, juridisch en organisatorisch verantwoord kan worden uitgevoerd.

Artikel 5 – StopQueerDeportations

28. StopQueerDeportations is een campagne- en projectnaam die volledig onder verantwoordelijkheid van Stichting Queer Sanctuary Foundation wordt gebruikt.
29. StopQueerDeportations richt zich in het bijzonder op LGBTQ+ vluchtelingen en asielzoekers die risico lopen op gedwongen uitzetting naar landen of omstandigheden waarin zij vanwege hun seksuele geaardheid, genderidentiteit of genderexpressie risico kunnen lopen op discriminatie, vervolging, geweld of andere aantastingen van fundamentele rechten.
30. Via StopQueerDeportations kan Stichting Queer Sanctuary Foundation onder meer:

• maatschappelijke bewustwording vergroten;
• relevante informatie verzamelen, structureren en toegankelijk maken;
• toegang tot passende juridische ondersteuning bevorderen;
• samenwerking tussen juridische professionals, maatschappelijke organisaties en hulpverleners bevorderen;
• beleidsmakers en overheden informeren over gesignaleerde risico’s en knelpunten;
• zorgvuldige besluitvorming en beleidsontwikkeling bevorderen;
• praktische ondersteuning en, waar mogelijk, veilige tijdelijke opvang faciliteren;
• nationale en internationale samenwerking en solidariteit versterken.

31. Alle inkomsten, uitgaven, verplichtingen en activiteiten van StopQueerDeportations maken onderdeel uit van de administratie en verantwoordelijkheid van Stichting Queer Sanctuary Foundation.
32. Geoormerkte bijdragen voor StopQueerDeportations worden administratief herkenbaar vastgelegd en zoveel mogelijk overeenkomstig de aanvaarde bestemming besteed.

Artikel 6 – Glow & Be

33. Glow & Be is een handelsnaam en fondsenwervende en ondernemingsgerichte activiteit van Stichting Queer Sanctuary Foundation.
34. Glow & Be vormt geen afzonderlijke rechtspersoon en is geen zelfstandig doel van Stichting Queer Sanctuary Foundation.
35. Via Glow & Be kan Stichting Queer Sanctuary Foundation onder meer handgemaakte producten, waaronder kaarsen, en andere passende producten verkopen en fondsenwervende activiteiten organiseren.
36. De opbrengsten, directe kosten en overige aan Glow & Be toe te rekenen kosten worden afzonderlijk herkenbaar geadministreerd.
37. Netto-opbrengsten van Glow & Be worden aangewend ten behoeve van de statutaire doelstellingen van Stichting Queer Sanctuary Foundation.
38. Positieve resultaten uit Glow & Be worden niet uitgekeerd aan oprichters, bestuurders, vrijwilligers, medewerkers of andere betrokkenen.
39. Voor Glow & Be kunnen afzonderlijke administratieve, bancaire, betaal- en verkoopvoorzieningen worden gebruikt, mits deze onder verantwoordelijkheid en administratie van Stichting Queer Sanctuary Foundation blijven vallen.

Artikel 7 – Samenstelling en taakverdeling bestuur

40. Het bestuur bestaat overeenkomstig de statuten uit ten minste drie en ten hoogste vijf bestuurders.
41. De actuele bestuurssamenstelling bij vaststelling van dit reglement is:

Voorzitter | Shirley van Mosseveld

Secretaris | Jeroen Leonardus Johanna Claessens

Penningmeester | Chester Alan Ong Bachoco

42. De voorzitter bewaakt de algemene bestuurlijke voortgang, leidt in beginsel de bestuursvergaderingen en ziet toe op de uitvoering van bestuursbesluiten.
43. De secretaris verzorgt of coördineert de agenda’s, notulen, bestuurscorrespondentie, het bestuursarchief, het besluitenregister en de bewaring van bestuursdocumenten.
44. De penningmeester coördineert de begroting, financiële administratie, financiële rapportages, betalingen en voorbereiding van de jaarstukken.
45. Het bestuur kan aanvullende portefeuilles verdelen, waaronder juridische zaken, fondsenwerving, communicatie, vrijwilligers, internationale samenwerking, opvang, privacy, veiligheid, StopQueerDeportations en Glow & Be.
46. Een portefeuillehouder handelt binnen de door het bestuur vastgestelde kaders en legt over de uitvoering verantwoording af aan het bestuur.
47. De praktische taakverdeling laat de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het bestuur onverlet.

Artikel 8 – Bestuursvergaderingen en voorbereiding

48. De statutaire bepalingen over bestuursvergaderingen, oproeping, deelname, vertegenwoordiging, quorum, stemming, besluitvorming en notulering zijn onverkort van toepassing.
49. Overeenkomstig de statuten wordt ieder kwartaal een bestuursvergadering gehouden.
50. Jaarlijks wordt binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een jaarvergadering gehouden waarin in ieder geval de balans en de staat van baten en lasten aan de orde komen.
51. De secretaris stelt in overleg met de voorzitter een conceptagenda op. Bestuurders kunnen agendapunten en relevante stukken aanleveren.
52. Bij de agenda worden, voor zover beschikbaar, de stukken gevoegd die noodzakelijk zijn om zorgvuldig te kunnen besluiten.
53. Terugkerende onderwerpen zijn waar relevant:

• voortgang van activiteiten en projecten;
• financiële positie en liquiditeit;
• afwijkingen van begroting;
• fondsenwerving;
• StopQueerDeportations;
• Glow & Be;
• hulpvragen en ondersteuning op beleidsmatig niveau;
• samenwerkingen;
• privacy, veiligheid en integriteit;
• relevante organisatorische en financiële risico’s;
• opvolging van eerdere besluiten.

54. Besluiten buiten vergadering worden overeenkomstig de statuten schriftelijk vastgelegd en in het bestuursarchief bewaard.
55. Het bestuur kan gasten, deskundigen, vrijwilligers, medewerkers of andere betrokkenen uitnodigen. Zij hebben geen stemrecht.

Artikel 9 – Besluitenregister, notulen en archief

56. Van bestuursbesluiten wordt een deugdelijk en terugvindbaar dossier bijgehouden.
57. Besluiten kunnen in de notulen en/of in een afzonderlijk besluitenregister worden opgenomen.
58. Een besluit vermeldt waar passend:

• datum;
• onderwerp;
• besluit;
• eventuele financiële gevolgen;
• uitvoeringsverantwoordelijke;
• eventuele termijn;
• eventuele voorwaarden.

59. Notulen bevatten ten minste de aanwezige en vertegenwoordigde bestuurders, behandelde onderwerpen, genomen besluiten en relevante actiepunten.
60. Bestuursstukken worden digitaal en/of fysiek zodanig bewaard dat continuïteit van bestuur, controleerbaarheid en behoorlijke verantwoording zijn gewaarborgd.

Artikel 10 – Tegenstrijdig belang en integriteit

61. Een bestuurder meldt een mogelijk direct of indirect persoonlijk belang zo spoedig mogelijk aan de overige bestuurders.
62. De statutaire regeling voor tegenstrijdig belang is leidend.
63. Een bestuurder neemt niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming wanneer sprake is van een direct of indirect persoonlijk belang dat tegenstrijdig is met het belang van Stichting Queer Sanctuary Foundation, behoudens de bijzondere situatie zoals in de statuten geregeld.
64. De melding en de wijze waarop met het tegenstrijdige belang is omgegaan worden in de notulen vastgelegd.
65. Als vanwege tegenstrijdig belang geen bestuursbesluit kan worden genomen en de statuten toestaan dat de betreffende bestuurder of bestuurders toch deelnemen aan de beraadslaging en besluitvorming, worden de overwegingen die aan het besluit ten grondslag liggen schriftelijk vastgelegd.
66. Bestuurders, vrijwilligers, medewerkers en andere personen die namens Stichting Queer Sanctuary Foundation handelen, gebruiken middelen, informatie en bevoegdheden uitsluitend ten behoeve van Stichting Queer Sanctuary Foundation en haar doelstellingen.
67. Geschenken, voordelen, belangen of relaties die de onafhankelijke taakuitoefening redelijkerwijs kunnen beïnvloeden, worden gemeld aan het bestuur.

Artikel 11 – Vertegenwoordiging, volmachten en verplichtingen

68. Het bestuur vertegenwoordigt Stichting Queer Sanctuary Foundation overeenkomstig de statuten.
69. De vertegenwoordigingsbevoegdheid komt mede toe aan twee gezamenlijk handelende bestuurders.
70. Het bestuur kan volmacht verlenen aan één of meer bestuurders of aan derden om Stichting Queer Sanctuary Foundation binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen.
71. Een volmacht wordt bij voorkeur schriftelijk vastgelegd en vermeldt ten minste de reikwijdte, eventuele financiële grens, looptijd en voorwaarden.
72. Personen zonder statutaire vertegenwoordigingsbevoegdheid of toereikende volmacht mogen geen contracten, toezeggingen of financiële verplichtingen namens Stichting Queer Sanctuary Foundation aangaan.
73. Het bestuur kan interne goedkeurings- en autorisatielimieten vaststellen. Deze interne limieten wijzigen de externe statutaire vertegenwoordigingsbevoegdheid niet.

73a. Ieder bestuurslid heeft standaard een interne teken- en bestedingsbevoegdheid voor een eenmalige uitgave tot en met € 250,00. Vooraf wordt de noodzaak van de uitgave met ten minste één ander bestuurslid besproken. Dit overleg mag mondeling, schriftelijk of digitaal plaatsvinden.

73b. Voor iedere uitgave op grond van artikel 73a wordt een factuur, kassabon of ander passend betaal- of aankoopbewijs aan de administratie toegevoegd. Uit het bewijs of de bijbehorende toelichting moet duidelijk blijken wat is aangeschaft en waarom dit voor de stichting nodig was.

73c. Een bestuurslid mag een uitgave tot en met € 250,00 binnen deze interne bevoegdheid zelfstandig doen of goedkeuren, maar deze regeling verandert de statutaire regels over de externe vertegenwoordiging van Stichting Queer Sanctuary Foundation niet. Voor overeenkomsten of rechtshandelingen waarvoor volgens de statuten gezamenlijke vertegenwoordiging nodig is, blijven de statuten gelden.

73d. Blijkt achteraf dat een aankoop niet nodig was voor Stichting Queer Sanctuary Foundation, niet binnen de doelstelling of noodzakelijke bedrijfsvoering viel, of zonder de vereiste afstemming is gedaan, dan bespreekt het bestuur dit met het betrokken bestuurslid. Als de uitgave niet kan worden goedgekeurd, kan het bedrag geheel of gedeeltelijk van het betrokken bestuurslid worden teruggevorderd.

73e. Uitgaven boven € 250,00 vallen niet onder deze standaardbevoegdheid. Daarvoor is vooraf een bestuursbesluit of een andere passende, door het bestuur vastgestelde goedkeuring nodig, tenzij al een afzonderlijke volmacht of goedgekeurd budget met voldoende bevoegdheid bestaat.

74. Een besluit tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen kan uitsluitend worden genomen overeenkomstig de daarvoor in de statuten opgenomen voorwaarden.
75. Stichting Queer Sanctuary Foundation gaat geen overeenkomsten aan waarbij zij zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt, voor zover dit statutair is uitgesloten.

Artikel 12 – Financieel beheer en administratie

76. De financiële administratie wordt zodanig ingericht dat inkomsten, uitgaven, bezittingen, schulden, projecten, bestemmingen en verplichtingen controleerbaar zijn.
77. Activiteiten en projecten worden waar relevant afzonderlijk herkenbaar gemaakt door middel van grootboekrekeningen, kostenplaatsen, projectadministratie of andere passende administratieve methoden.
78. Dit geldt in het bijzonder voor:

• StopQueerDeportations;
• Glow & Be;
• geoormerkte donaties en giften;
• subsidies;
• afzonderlijk gefinancierde projecten.

79. De penningmeester rapporteert periodiek aan het bestuur over inkomsten, uitgaven, banksaldi, openstaande verplichtingen, liquiditeit en relevante afwijkingen van de begroting.
80. Stichting Queer Sanctuary Foundation streeft naar functiescheiding bij betalingen en financiële controle.
81. Het bestuur kan bank- en betaalbevoegdheden en interne autorisatielimieten vaststellen.
82. Uitgaven moeten aantoonbaar verband houden met de statutaire doelstelling of noodzakelijke bedrijfsvoering en worden onderbouwd met facturen, declaraties, overeenkomsten of andere passende bewijsstukken.
83. Het bestuur stelt jaarlijks een begroting vast en bewaakt de uitvoering daarvan.
84. Liquide middelen worden aangehouden op één of meer bank- en/of spaarrekeningen op naam van Stichting Queer Sanctuary Foundation.
85. Het bestuur voert in beginsel een prudent en risicomijdend financieel en vermogensbeleid.

Artikel 13 – Boekjaar, jaarstukken en controle

86. Het eerste boekjaar van Stichting Queer Sanctuary Foundation vangt aan op 28 augustus 2026 en eindigt op 31 december 2027.
87. De eerste formele balans, staat van baten en lasten en financiële verantwoording hebben betrekking op de volledige periode van 28 augustus 2026 tot en met 31 december 2027.
88. Hoewel 2026 en 2027 gezamenlijk één formeel boekjaar vormen, kan het bestuur tussentijdse financiële rapportages, begrotingen en voortgangsoverzichten opstellen.
89. Vanaf 1 januari 2028 is ieder boekjaar gelijk aan het kalenderjaar.
90. Het bestuur maakt overeenkomstig de statuten jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten op papier op en stelt deze vast.
91. De balans en de staat van baten en lasten worden overeenkomstig de statuten onderzocht door een door het bestuur aangewezen deskundige. Deze deskundige brengt omtrent het onderzoek verslag uit aan het bestuur.
92. De wettelijk en statutair vereiste boeken, bescheiden en andere gegevensdragers worden gedurende ten minste zeven jaren bewaard, tenzij een langere wettelijke of noodzakelijke bewaartermijn van toepassing is.

Artikel 14 – Fondsen, donaties, giften, subsidies en nalatenschappen

93. Fondsenwerving vindt plaats op een wijze die verenigbaar is met de doelstelling, reputatie, onafhankelijkheid en integriteit van Stichting Queer Sanctuary Foundation.
94. Stichting Queer Sanctuary Foundation kan inkomsten verwerven uit onder meer:

• rechtstreekse en periodieke donaties;
• giften en schenkingen;
• nalatenschappen en legaten;
• crowdfunding;
• subsidies en bijdragen van fondsen;
• bijdragen van bedrijven en maatschappelijke organisaties;
• sponsoring;
• fondsenwervende campagnes, evenementen en acties;
• opbrengsten uit Glow & Be;
• overige wettelijk toegestane inkomsten die verenigbaar zijn met de statutaire doelstellingen.

95. Donaties en giften kunnen algemeen of voor een specifieke bestemming worden ontvangen.
96. Een door Stichting Queer Sanctuary Foundation aanvaarde bestemming wordt administratief herkenbaar vastgelegd en zoveel mogelijk overeenkomstig die bestemming besteed.
97. Het bestuur kan een gift, schenking, subsidie, sponsoring of andere bijdrage weigeren wanneer voorwaarden strijdig zijn met de doelstelling, onafhankelijkheid, wet, statuten of redelijke integriteitsnormen.
98. Erfstellingen worden alleen onder het voorrecht van boedelbeschrijving aanvaard.
99. Voor subsidies en projectfinanciering worden aanvraag-, rapportage-, bestedings- en verantwoordingsverplichtingen tijdig bewaakt.

Artikel 15 – Vermogensbeheer en reserves

100. Het vermogen van Stichting Queer Sanctuary Foundation wordt alleen gebruikt voor de statutaire doelstellingen en de noodzakelijke continuïteit van de stichting.
101. Stichting Queer Sanctuary Foundation houdt niet meer vermogen aan dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor de continuïteit van haar werkzaamheden, rekening houdend met wettelijke en fiscale eisen.
102. Geen natuurlijk persoon of rechtspersoon mag feitelijk over het vermogen van Stichting Queer Sanctuary Foundation beschikken alsof het eigen vermogen betreft.
103. Het bestuur kan een redelijke continuïteitsreserve en bestemmingsreserves vormen.
104. Doel en omvang van reserves worden vastgelegd in de begroting, het beleidsplan en/of de jaarverantwoording.
105. Reserves kunnen onder meer worden gevormd voor toekomstige:

• juridische ondersteuning;
• opvang en noodhulp;
• projecten;
• StopQueerDeportations;
• internationale activiteiten;
• noodzakelijke investeringen in de organisatie.

106. Het vormen van reserves mag niet leiden tot het zonder redelijke noodzaak aanhouden of oppotten van vermogen.

Artikel 16 – Vergoedingen, vrijwilligers, medewerkers en professionals

107. Bestuursleden ontvangen geen beloning voor hun bestuurswerkzaamheden. Dit volgt uit de statuten. Een bestuurslid krijgt daarom geen dagvergoeding of dagdeelvergoeding voor werkzaamheden die bij de bestuursfunctie horen.
108. Bestuursleden kunnen wel redelijke kosten terugkrijgen die zij daadwerkelijk voor Stichting Queer Sanctuary Foundation hebben gemaakt. Voor reizen met een eigen privéauto geldt binnen de Vergoedingsregeling vrijwilligers en bestuur 2026–2027 een vergoeding van € 0,25 per kilometer. Noodzakelijke kosten voor openbaar vervoer worden voor 100% vergoed, in principe op basis van 2e klas. Ook noodzakelijke parkeer-, tol- en vergelijkbare reiskosten kunnen op basis van de werkelijke kosten worden vergoed.
109. Een bestuurder keurt een eigen declaratie nooit zelfstandig goed. Een andere bevoegde bestuurder controleert de declaratie. Zo blijft duidelijk wie een betaling heeft gecontroleerd en goedgekeurd.
110. Bij een declaratie wordt voldoende uitleg en, waar nodig, een factuur, bon, ticket of ander passend bewijs toegevoegd. Op een kilometerdeclaratie staan ten minste de datum, het vertrekpunt, de bestemming, het doel van de reis en het aantal kilometers.
111. Vrijwilligers kunnen, als het bestuur dat heeft toegestaan, een vrijwilligersvergoeding ontvangen. Binnen de Vergoedingsregeling vrijwilligers en bestuur 2026–2027 geldt een vergoeding van € 12,50 voor een dagdeel van maximaal 4 uur en € 25,00 voor een vrijwilligersdag van 4 uur of meer. We werken niet met een uurvergoeding.
112. Voor vrijwilligers gelden altijd de fiscale voorwaarden en maxima van het betreffende kalenderjaar. Voor 2026 geldt een maximum van € 220 per maand en € 2.200 per kalenderjaar. Voor 2027 worden de bedragen en voorwaarden gebruikt die voor 2027 officieel gelden.
113. Vrijwilligers kunnen daarnaast noodzakelijke reis- en andere kosten vergoed krijgen. Voor een eigen privéauto geldt € 0,25 per kilometer. Openbaar vervoer wordt voor 100% van de werkelijk betaalde kosten vergoed, in principe 2e klas. Noodzakelijke parkeer-, tol- en vergelijkbare reiskosten kunnen eveneens op basis van de werkelijke kosten worden vergoed.
114. Als een vrijwilliger zowel een vergoeding voor de inzet als een vergoeding van persoonlijke reis- of andere onkosten ontvangt, controleert de stichting of deze bedragen volgens de fiscale vrijwilligersregeling bij elkaar moeten worden opgeteld voor de maand- en jaargrenzen. Als alleen werkelijk gemaakte kosten worden vergoed en geen vergoeding voor de inzet wordt betaald, worden die kosten behandeld volgens de fiscale regels voor werkelijke onkostenvergoedingen.
115. Stichting Queer Sanctuary Foundation kan medewerkers in dienst nemen en deskundigen of professionele dienstverleners inschakelen tegen een passende en zakelijke vergoeding. Arbeids-, opdracht- en andere voorwaarden worden schriftelijk vastgelegd en moeten passen bij de werkzaamheden en de financiële positie van de stichting.

115a. De afzonderlijke Vergoedingsregeling vrijwilligers en bestuur 2026–2027 is een nadere uitwerking van dit artikel. Als fiscale bedragen of wettelijke regels wijzigen, worden de nieuwe regels vanaf hun officiële ingangsdatum toegepast. De statuten blijven altijd leidend.

Artikel 17 – Samenwerkingen en internationale bestedingen

116. Samenwerking met organisaties, overheden, fondsen, professionals en andere relevante partners vindt plaats wanneer dit aantoonbaar bijdraagt aan de statutaire doelstellingen.
117. Bij materiële financiële bijdragen aan derden legt het bestuur ten minste het doel, bedrag, relevante voorwaarden en wijze van verantwoording vast.
118. Bij buitenlandse projecten of bestedingen wordt een controleerbaar dossier bijgehouden waaruit blijkt:

• aan wie middelen zijn verstrekt;
• voor welk doel;
• onder welke voorwaarden;
• op welke wijze over de besteding verantwoording wordt afgelegd.

119. Het bestuur kan aanvullende eisen stellen aan samenwerkingspartners op het gebied van verslaglegging, integriteit, privacy, veiligheid en bewijs van besteding.

Artikel 18 – Beleidsplan, ANBI en openbare verantwoording

120. Het bestuur houdt een actueel beleidsplan aan waarin onder meer de werkzaamheden, fondsenwerving, het beheer van vermogen en de besteding van middelen worden beschreven.
121. De voortgang en effectiviteit van activiteiten en projecten worden periodiek geëvalueerd en waar nodig bijgestuurd.
122. Stichting Queer Sanctuary Foundation publiceert op een algemeen toegankelijke website de gegevens die op grond van de ANBI-regelgeving openbaar moeten worden gemaakt.
123. Daaronder vallen, voor zover wettelijk vereist:

• de statutaire naam en relevante publiek gebruikte werk- of handelsnamen;
• het RSIN;
• contactgegevens;
• een duidelijke beschrijving van de doelstelling;
• de hoofdlijnen van het actuele beleidsplan;
• de functies en namen van bestuurders;
• het beloningsbeleid;
• een actueel verslag van de uitgeoefende activiteiten;
• de vereiste financiële verantwoording.

124. De financiële en inhoudelijke verantwoording sluit zoveel mogelijk aan op de administratie en het beleidsplan, zodat inkomsten, bestedingen, activiteiten en resultaten navolgbaar zijn.
125. Het bestuur bewaakt dat relevante wijzigingen in bestuur, beleid, contactgegevens of andere openbaar te maken gegevens tijdig in de openbare informatie worden verwerkt.

Artikel 19 – Advies en intern toezicht

126. De huidige statuten kennen geen afzonderlijk statutair orgaan Raad van Toezicht.
127. Dit reglement stelt daarom geen Raad van Toezicht met zelfstandige statutaire bevoegdheden in.
128. Het bestuur kan één of meer onafhankelijke adviseurs of een advies- en toezichtcommissie instellen.
129. Een dergelijke commissie heeft uitsluitend adviserende en intern toezichthoudende taken voor zover het bestuur die toekent en kan geen statutaire bestuursbevoegdheden overnemen.
130. Bij instelling van een advies- en toezichtcommissie legt het bestuur ten minste de samenstelling, benoemingsduur, onafhankelijkheid, informatievoorziening, vergaderwijze, taken en rapportage vast.
131. Als Stichting Queer Sanctuary Foundation in de toekomst een formele Raad van Toezicht met zelfstandige statutaire bevoegdheden wenst, wordt daarvoor eerst beoordeeld en zo nodig uitgevoerd welke statutenwijziging vereist is.

Artikel 20 – Vertrouwelijkheid, privacy en informatiebeveiliging

132. Bestuurders, vrijwilligers, medewerkers, adviseurs en andere personen die voor Stichting Queer Sanctuary Foundation werkzaam zijn, gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met informatie over hulpvragers, donateurs, vrijwilligers, medewerkers, partners en andere betrokkenen.
133. Bijzondere aandacht wordt besteed aan informatie over personen die vanwege hun persoonlijke omstandigheden, seksuele geaardheid, genderidentiteit, genderexpressie, verblijfsrechtelijke positie of andere omstandigheden kwetsbaar kunnen zijn.
134. Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor zover daarvoor een geldige grondslag bestaat en de verwerking noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd doel.
135. Vertrouwelijke informatie wordt uitsluitend gedeeld voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van werkzaamheden, met toestemming waar deze vereist is, of op grond van een wettelijke verplichting.
136. Toegang tot administraties, hulpdossiers, financiële gegevens en digitale systemen wordt beperkt tot personen die deze toegang voor hun taak nodig hebben.
137. Stichting Queer Sanctuary Foundation treft passende organisatorische en technische maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie.
138. Bij publicatie van persoonlijke verhalen, foto’s, dossiers of andere herleidbare informatie wordt bijzondere aandacht besteed aan privacy, veiligheid, noodzakelijkheid en toestemming.
139. Na beëindiging van een functie, vrijwilligerswerk of opdracht blijft de verplichting tot vertrouwelijke omgang met niet-openbare informatie bestaan.

Artikel 21 – Risicobeheersing en continuïteit

140. Het bestuur bewaakt de belangrijkste juridische, financiële, operationele, privacy-, veiligheids- en reputatierisico’s van Stichting Queer Sanctuary Foundation.
141. Bij activiteiten waarbij kwetsbare personen, gevoelige persoonsgegevens, opvang, juridische procedures, internationale partners of substantiële financiële middelen betrokken zijn, kan het bestuur aanvullende procedures of beheersmaatregelen vaststellen.
142. Het bestuur draagt zorg voor een zodanige inrichting van administratie, digitale toegang en archivering dat de continuïteit van Stichting Queer Sanctuary Foundation niet onnodig afhankelijk is van één bestuurder, vrijwilliger of medewerker.
143. Bevoegdheden en toegang tot essentiële systemen worden ingetrokken of aangepast wanneer een functie of opdracht eindigt.

Artikel 22 – Beleidsperiode en evaluatie

144. Het actuele beleidsplan bestrijkt de periode van 28 augustus 2026 tot en met 31 december 2029.
145. Binnen deze beleidsperiode gelden de volgende boekjaren:

• Boekjaar 1: 28 augustus 2026 tot en met 31 december 2027;
• Boekjaar 2: 1 januari 2028 tot en met 31 december 2028;
• Boekjaar 3: 1 januari 2029 tot en met 31 december 2029.

146. Het bestuur beoordeelt periodiek of dit reglement nog aansluit bij:

• de feitelijke werkzaamheden;
• het actuele beleidsplan;
• de financiële positie;
• de beschikbare organisatorische capaciteit;
• de statuten;
• ANBI-verplichtingen;
• toepasselijke wet- en regelgeving.

147. Tijdens het derde boekjaar wordt het beleid over de eerste drie boekjaren geëvalueerd en wordt waar nodig een nieuw beleidskader voorbereid voor de periode vanaf 1 januari 2030.

Artikel 23 – Vaststelling, wijziging en beëindiging

148. Dit reglement wordt vastgesteld, gewijzigd of beëindigd overeenkomstig artikel 10 van de statuten.
149. Op een besluit tot vaststelling, wijziging of beëindiging van dit reglement is overeenkomstig artikel 10 lid 4 van de statuten artikel 11 lid 1 van de statuten van toepassing.
150. Een besluit tot vaststelling, wijziging of beëindiging van dit reglement vereist derhalve een meerderheid van ten minste twee derde van het aantal uitgebrachte stemmen in een vergadering waarin ten minste twee derde van alle bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is.
151. Wijzigingen worden gedateerd en in het bestuursarchief bewaard.
152. De meest recente door het bestuur rechtsgeldig vastgestelde versie geldt.
153. In gevallen waarin dit reglement, de statuten en de wet niet voorzien, beslist het bestuur overeenkomstig artikel 13 van de statuten.

Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op de datum van vaststelling en vervangt vanaf dat moment Huishoudelijk Reglement versie 1.0.

Vaststelling en ondertekening

Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld door het bestuur van Stichting Queer Sanctuary Foundation met inachtneming van artikel 10 en artikel 11 lid 1 van de statuten.

Datum vaststelling: 29 augustus 2026

Plaats: Venray

Versiebeheer

Versie	Datum	Status	Omschrijving
1.0	02 augustus 2026	Vervallen	Eerste versie, gebaseerd op conceptstatuten van 25 augustus 2026
2.0	29 augustus 2026	Vastgesteld	Volledig herzien en afgestemd op definitieve statuten van 28 augustus 2026, Beleidsplan 2026–2029 versie 4.0 en actuele KvK-/RSIN-gegevens.